Fai una buona TO DO LIST e sei a metà dell’opera
Fai una buona TO DO LIST e sei a metà dell’opera

Tempo stimato di lettura:  3 min, 29 sec. (876 parole)

Hai una infinità di impegni e scadenze che non sai nemmeno più da che parte girarti?

Salti da un’attività all’altra facendo di tutto un po’ e senza portare a termine nulla?

Hai la netta impressione di non essere in grado di dare delle priorità alle cose che devi fare?

Stai tranquillo, è normale!

Quando ci si trova nel bel mezzo di un periodo stressante, tra impegni lavorativi che si devono incastrare alla perfezione con quelli personali e familiari, è assolutamente normale sentirsi spaesati e in difficoltà a svolgere tutti i compiti dando le priorità corrette ad ognuno di loro. E così capita spesso di dimenticarsi qualche impegno per strada e, nel peggiore delle ipotesi, non presentarsi ad un appuntamento importante.

Se pensi di fare parte anche tu di questa folta schiera di persone in balia degli impegni, allora sicuramente la tecnica della TO DO LIST fa al caso tuo. Fai un elenco delle attività che devi svolgere da qui ad un giorno o ad una settimana mettendo una priorità (dalla più urgente a quella meno urgente) e una deadline ossia un giorno o un’ora in cui devi aver finito quella attività. In questo modo puoi monitorare tutte le cose che devi fare e darti delle priorità.

Darsi delle priorità è un aspetto estremamente importante perché, nella società odierna, tendiamo a sobbarcarci di mille impegni tutti incastrati come fosse il tetris e con un margine di libertà tra un impegno e l’altro pari a 0 minuti. Insomma, un’impresa titanica. Poi, come se non bastasse, capita molto spesso che la TO DO LIST sia spoglia e si arricchisca, ora dopo ora, di nuove attività che vanno a sovrapporsi alle altre.

Ecco che qui sta l’arte del bravo TO DO LIST maker (come lo chiamo io) ossia sapere dare le giuste priorità alle attività da fare e sapere posticipare o, addirittura, cancellare quelle meno importanti o meno urgenti.

Qui di seguito, trovi alcuni consigli per una TO DO LIST efficace.

 

Priorità TO DO LIST Deadline
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  • Sii flessibile: non bisogna esagerare. La TO DO LIST non deve essere troppo rigida perché si deve prestare all’inserimento di eventuali “ultime ore” o alla cancellazione di impegni e attività che non risultano più importanti o necessarie
  • Inizia con le cose più importanti: la TO DO LIST esiste proprio per darti delle priorità sulle attività che devi fare nell’arco della giornata o della settimana. Inizia con le cose più urgenti per poi decidere, se avanza tempo, di gestire le altre con priorità più bassa
  • Fai fuori subito dall’elenco le attività veloci e indolori: questa tattica sembra andare a cozzare con il consiglio che ti ho dato sopra ma, in realtà, è proprio quest’ultima che aiuta a sentire meno lo stress di una TO DO LIST molto lunga. Il fatto di “far fuori” subito dall’elenco quelle attività che risultano veloci e che ti impegnano poco tempo ti aiuterà a snellire subito la TO DO LIST e ad avere la percezione che le cose da fare siano meno. La strategia migliore è quella di infilare, tra le cose di priorità massima, anche quelle attività o grattacapi che puoi smaltire subito e depennare dall’elenco. Devi fare un invitation per un meeting? Fallo subito, ti ci vorrà un minuto! Così potrai depennare dalla TO DO LIST questa voce. Devi mandare un email ad un collega che ti chiede il prezzo di vendita di un prodotto? Che ci vuole…mandala subito! E’ così bello depennare velocemente le cose dalla TO DO LIST e vedere che la lista si restringe!
  • Organizzati in base al tuo rendimento: sei una di quelle persone che fanno fatica ad ingranare al mattino e per le prime due ore di lavoro ti risulta difficile fare attività particolarmente impegnative sia dal punto di vista fisico che mentale? Allora le prime ore del mattino le potrai dedicare a lavori operativi come leggere le mail, mettere a posto l’archivio e preparare la TO DO LIST. Se, invece, sei una persona super attiva al mattino e il tuo rendimento cala vertiginosamente dopo pranzo per essere pari a zero nel tardo pomeriggio, allora fai il contrario! Programma riunioni e attività strategiche al mattino per destinare il lavoro più operativo al pomeriggio. Ovviamente tutto dipende dal tipo di lavoro che fai, ma, se ti è possibile, programma la tua giornata lavorativa assecondando i tuoi ritmi e il tuo rendimento. Questo ti aiuterà ad essere meno stressato e, soprattutto, a rendere di più.
  • Fai una pausa tra una attività impegnativa e l’altra ma, quando stai svolgendo l’attività concentrati su di essa evitando qualsiasi distrazione.
  • Impegni simili insieme: se devi usare lo stesso programma del computer per fare diverse attività, ti conviene farle nello stesso momento della giornata in modo da unire tutti gli impegni simili. Questo ti consentirà una maggiore efficienza. Lo stesso vale per le commissioni che devi svolgere. Se la posta e la banca sono vicine allora conviene unificare questi impegni in una sola volta, della serie “Tolto il dente, tolto il dolore!”
  • Fai la spunta delle cose fatte: è un antistress incredibile quello di depennare le attività svolte. Fallo, ti sentirai meglio e potrai vedere la tua TO DO LIST sempre più snella.
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